如何记账,曾经是个大问题
人类文明之初,无论是结绳记事,还是文本和货币的发明,都和一件事有关——记账,人类记账的历史可谓源远流长。
然而,你很可能不知道,虽然历史久远,但从最早用泥板记账之后的5,000年以来,人类记账的技术始终非常落后。直到14世纪末依然如此,全世界几乎所有的商人,一年到头辛苦经营下来,连自己到底赚了多少钱都算不清楚,换句话说,就是一笔糊涂帐。
因为几千年以来,人们都只会记流水帐。
什么是流水帐?就是简单地按时间记录一笔帐,它跟流水帐作文是同一状况。你可能玩过一款经典游戏叫“大富翁”,我们就用它来打比方。如果路过金贝贝的购物中心花费20,000元,请朋友吃饭花了500元,你可以这样记账:
吃饭支出:500元;购物支出:20,000元。
这看起来很清楚,但生活并不是这么简单。有时候,一笔帐来了,你会不知道该不该记,如果要记,又该怎么记;因为它的性质是交叉的,既可能是收入,也可能是支出,例如:
购买股票支出:5,000元;
今天是信用卡还款日,还了5,000元,还欠1,000元;
今天向朋友借了1,000元现金,已经用了200元为公司代垫交通费。
买股票是支出,也是投资,这笔钱并没有真正花出去,那该如何记?类似的项目一旦记上去,月底的统计就不是简单的加减了。同样令人烦恼的还有上面列出的借款和代垫款,如果记,可能重复,如果不记,又可能漏掉了开支的项目。
这就是流水帐的困境,只能记录简单的收入和支出,对于借款、贷款、预支、订金、转帐、报销等复杂的行为就不适用了:如果都记下来,就一定会重复,如果不记,又可能漏记。而对一家大公司来说,交易会如雪片般飞来,一笔一笔核对,将是极其繁琐的工作。
这就是15世纪以前,商业记账的真实情况。每个商人都有一本流水帐,但业务一多、一复杂,就变成糊涂帐了。具体赚了多少、赔了多少,商人是算不清的。
这对商业发展的限制实在太大了,帐记不清楚,公司就只能小本经营。为什么?因为公司要做大,就要有合伙人,试想一下:如果算不清帐,合伙人就会因为分红发生争吵,很多合伙人可以共患难、一起打拼,但如果赚了钱分不均,结果就是争得面红耳赤、一拍两散,古今中外很少有例外。俗话说“不患寡而患不均”,西方也有一句话,“帐目常清,友谊长存”,道理类似。
12世纪的威尼斯人,率先把帐给算清楚
如何把帐算清楚,把钱分公平?在全世界,是威尼斯人率先解决了这个问题。
12世纪的威尼斯已经出现了复杂的合伙和投资。出海前集资,回来后分红,一次航行就是一单生意。一艘船的货物可能来自十几个人的集资,然后被卖给几百个人,这几百人其中的几十人,可能又会二次销售,所得的钱又投到另一艘船的货物上,再被另外几百个人买走……如此一来,那最初的十几笔钱后来流向哪里?那些最初的投资要怎么折算成财富,赚了还是亏了?
为了解决这些问题,一种新式账本开始在头脑灵活的威尼斯商人手中流行。到14世纪时,威尼斯商人在记账和计算方面已经领先世界。但当时的知识传播相当缓慢,威尼斯人也只管赚钱,并没有意识到自己的记账方法是全世界第一,直到帕西奥利(1445–1517)出现,这种方法才被系统性地总结,逐渐传遍世界。
现代会计学之父帕西奥利,受达文西启发
帕西奥利是一名意大利修道士,同时也是一名数学爱好者。他的第一份职业是家庭教师,在一名威尼斯大商人家里为孩子讲授数学。
帕西奥利的课上得好,孩子们喜欢他,大商人爸爸也愿意和他聊天。这位商人和帕西奥利分享了许多商界风云和经商苦恼,他告诉帕西奥利,商人是为数字而生的,他们在决策和行动之前,必须把所有的利害关系都换算成数字,然后放在天秤上衡量。
做生意就是要找到一切低价买入、高价卖出的机会,但大千世界变化多端,就算长100只眼睛、100颗脑袋都不够用,因此商人要用心观察,不停地记录和计算,记达到愈清楚愈好,即使有1万笔交易也不能怕麻烦!
换言之,一个商人必须是敏捷的记录员和精明的算术家。这些话在帕西奥利的心中埋下一颗种子,启发他思考商业活动和帐目记录的关系。
启发帕西奥利思考记账问题的第二个人是达文西(1452–1519)。
1490年代,帕西奥利应邀到米兰宫廷讲学,他在这里遇到达文西。这个时候,达文西正在为圣玛利亚感恩教堂搭建〈最后的晚餐〉。两人很快成了“亲密好友”,达文西虽然对人体的几何和比例有着敏锐的主动,但缺乏数学知识,帕西奥利乐于分享,教他代数、几何和透视,达文西则投桃报李,为帕西奥利的新书配上精美的手绘插画。
达文西是历史上公认的一位旷世天才,在艺术、科学、工程等诸多领域都做出了非凡的贡献,这里要强调的是,达文西本人就是一位敏捷的记录员,与他同时代的人回忆说,“达文西有一种做记录的本能”,他在腰间挂了一本小本子,随时记录周边发生的事情和自己的观察,甚至动手画下来。直到今天,全世界的博物馆都还保留着达文西的7,000多页笔记,而这还不到他全部笔记的4分之1。“在纸上做笔记”被后人认为是达文西惊人创造力的一个重要来源。
在达文西的时代,他只能记到纸上,今天我们可以记录到电子设备上,也就是把笔记变成数据,这样更加方便分析。
达文西的做法也后继有人,受到他的启发,大发明家爱迪生(1847–1931)也随身携带一本笔记本,随时随地记录观察灵感和创意。爱迪生去世后,后人在他的房间里发现了3,500本笔记本,如果你认为这令人惊讶,那可能证明你还不了解记录其中蕴藏的真实能量。
会计学之父“复式记账法”受达文西二元论影响
回到帕西奥利。几年之后,米兰爆发了战争,帕西奥利和达文西结伴逃往佛罗伦斯,这一对“亲密好友”朝夕相处,常常一起讨论问题,从人体的比例、对称,谈到了数学中的二分、两极、二元对立和二律背反。
达文西认为:“人有两面性,有善就有恶,有爱就有恨。它们不仅存在于我们的精神,也存在于我们的身体,很多时候,上就是下,宽就是窄。”
帕西奥利答道:“《传道书》也说过意思一模一样的话,有生就有死,有种就有拔,有悲伤就有欢笑,有推翻就有创建……”
“对,整个物质世界都展现了这种二元性。”
达文西的回应启发了帕西奥利把“二元对立”衍生到世界万物,包括他正在思考的商务记账领域。他意识到,商人脸对的利润和亏损,就是收入和开支的二元对立,这应该成为商业记录的支点。
怎么记呢?这时候,威尼斯人发明的记账方法已经传到意大利,但并没有大规模流行,帕西奥利开始对这种方法进行梳理和总结。
1494年,帕西奥利在自己的着作《算术、几何、比与比例集成》(也有人称这本书为《数学大全》)中,将这种方法命名为“复式记账法”。他如此总结这个方法的精髓:每一笔商业来往都要以相等的金额,同时在两个账户中进行双重登记,即有借必有贷,借贷必相等。如果全部的业务都这样记录,那么商人就可以创建随时结算的体系,即任何时候都可以算出一个利润的准数。
例如,你今天花了5,000元买股票,用流水帐的记法,你记下“买了5,000元股票”就行了。但如果用复式记账法,你必须同时记下两项:一项是从现金账户减少5,000元,记为“–5,000”;另一项是在投资账户增加5,000元,记为“+ 5,000”。
这两个不同账户里的5,000元,就是一借一贷,如果把“你”换成一家公司,借贷就变成了“负债”和“权益”。通过这种负债和权益的复式记账法,公司就可以清晰地关注每一笔资金的流动和来龙去脉,计算它的回应率。因为所有账户的借贷之和,即正数与负数之和必须为零,就像能量守恒定律,这种方法也特别方便在记录中找到错误。
帕西奥利建议商人天天记账。在所有家禽其中,帕西奥利认为公鸡是最警觉的,不论春秋冬夏,它彻夜警戒,从不休息。商人就应该像公鸡一样,时时保持机警,每天都要对账,如果一天下来帐目不清、借贷不等,是不能上床去睡觉的。
帕西奥利对复式记账法的总结,推动了科学记账方法的大规模普及,后世将他称为会计学之父。