Netflix的新进员工往往想赶快搞清楚哪些钱可以花、哪些钱不该花，我们会提供他们做正确决定需要的背景信息。大卫．威尔斯任职首席财务官的十年间，在我们的“新生学院”为新进员工立下了第一版的信息。他这样说明：
花任何钱之前，请想象你站在我和你主管的面前，说明你为什么会选择搭这趟班机、住这间饭店、买该手机。如果你能说明为什么花这笔钱符合公司的最大利益，那就不必多问，直接买就对了。但若你觉得理由解释起来有点不自在，请先不要买，找你的主管商量商量，或改买便宜一点的选项。
这就是我说“事前充分沟通”的意思。大卫提醒大家要想象向主管解释购买理由的场景，并不是单纯的假想练习。你如果不谨慎花钱，很有可能真的得去当面解释原因。
在Netflix，不必先填采购单，等主管核准后才能购买某样东西。你可以购买之后拍下收据照片，直接去请款。但这不代表没人留意你把钱花到哪里去了。财务团队提供两种方法防止不当开支，主管可以选择要采用哪一种，或是结合两者。第一个方法部分展现了自由与责任精神，第二个方法则是完全诉诸自由与责任。
如果主管选择第一个方法，就会像这样：每逢月底，财务团队会寄给每位主管一封附连接的电子邮件，列出每名员工这个月所有的报帐收据。主管可以逐一点开浏览每个人花了哪些钱。派蒂还在Netflix时选择这个方法，每月30号都很勤劳地点开财务部的信，仔细检查人资部门员工的花费，往往会发现有几个人过度支出。派蒂回忆2008年的一个事件，当事人洁米是人资团队的新人：
某个星期五傍晚，我正准备下班回家，两个产品部门的人来找洁米，他们要去硅谷一家昂贵的米其林希腊餐厅Dio Deka。我说：“你们下班要去小酌？”但洁米回答：“不是，我们要开晚餐会议。”月底我收到团队的花费明细，看到洁米在Dio Deka消费400美元的收据。我觉得不对劲，于是问她：“洁米，这是你前几周和产品部的人去吃饭的账单吗？”结果真的是！她解释说，是约翰开了一瓶很贵的葡萄酒。 “约翰和格雷格喜欢好酒。”我听了满肚子火！我说：“他们两个想喝几百美元的葡萄酒没有问题，公司付他们的薪水绝对够他们自掏腰包！”
派蒂趁这个机会，跟洁米沟通了她需要知道的大原则：
“如果是请客户吃饭，花这样的钱是可以的，如果客户想点一瓶好酒也无妨，那都是你工作的一部分。但你们现在是用公司的钱自己去聚餐，这非常差劲！想和同事出去玩没问题，但是应该自己出钱。如果你们想找地方开会，请去会议室。这种事不符合Netflix的最大利益。请善用判断力。”
通常只要沟通一两次，充分说明之后，员工就能掌握要领，知道如何妥善花用公司的钱，问题也就差不多解决了。当员工意识到主管会留意开支，也就不太会再去挑战底线。这是减省开支的一个方法，但Netflix很多主管偏好另一个更极端版本的自由与责任。
没有第二次机会，滥用自由就滚蛋
决定完全诉诸自由与责任的主管选用第二种做法，完全省去查看收据的行政麻烦，把乱花钱问题交给公司内部的审核部门审查。但一旦被查到滥用，那名员工也不用混了。
营销主管莱丝莉．奇尔果解释说：
我们营销团队几乎天天出差，班机和住宿的饭店都自己选。我会事先模拟几种情况，协助部属做费用方面的决定。如果你必须赶红眼班机，隔天一早马上要开始工作，搭商务舱很合理。如果你能提前一天抵达，搭夜间经济舱省钱，当然更好，Netflix也会多出那一晚的住宿费。但短程还搭商务舱几乎从来不符合Netflix的最大利益。
我告诉部属，我从来不看他们的花费报告，但财务部门每年会抽查全公司一成的花费。我相信他们会谨慎花钱，为公司的钱精打细算，要是财务部门查出有人乱花钱，该名员工会立刻被解雇。没有记一次警告的机会，只有“滥用自由就滚蛋”——而且你还会被当作不良范例来警剔其他人。
这正是自由与责任的核心精神。你的团队如果有人滥用你给予的自由，你就必须大动作开除他，让其他人明白问题的严重性。不这样做，自由就行不通。
投机取巧难免，但利大于弊
给予员工自由，即使充分沟通过，也说明了滥用的严重性，不免还是会有小部分的人投机取巧。发生这种事时，别反应过度、急着设下更多规定。专注处理个别案例，然后放下过去向前走吧。
Netflix也有过投机取巧的人。最常被提起的案例是一名台湾的员工，他经常出差，好几次偷偷在行程中安插奢华假期，也是公司出钱。他的主管没检查收据，财务部门也整整三年没有查他的帐，等到揪出他的时候，他已经花了超过十万美元的公款去私人旅游。不用说，他当然被开除了。
大多数案例中，员工多还不至于诈领公款，只是会钻漏洞。企业运营部门的副总裁布伦特．维金斯（Brent Wickens）管理公司在全球的所有办公空间。某一年春天，他团队里一位员工蜜雪儿连续多次到拉斯维加斯出差。布伦特会检查部门的花费，不过一年只抽查几次。
某天晚上我睡不着，随手点开一封电子邮件内的连接，邮件主题是“部门员工花费细目”。我一路浏览了手下好几个人的资料，忽然看到一条不寻常的明细。
蜜雪儿有一笔在拉斯维加斯韦恩赌场的旅游支出，以“饮食费”名义报销，金额高达1200美元。两天行程要怎么吃掉这么多钱！我很好奇，把她前几个月的报销记录也找出来看，发现好几笔项目看起来怪怪的。她某个星期四到波士顿出席会议，之后与家人共度周末。那个星期五晚上就有一笔餐厅支出180美元。她和家人吃饭也报公帐？
我等办公室只剩我和蜜雪儿，才开口问这些费用是怎么回事。结果我一问，她就愣住了。她没有解释，没有道歉，没有借口，无话可说。隔周我就请她走人。她在收拾东西时还不停咕哝这一定是搞错了。我感觉很糟，而且至今还是不清楚到底发生了什么事。听说她去了其他地方发展得很好。我们给予的自由不适合她。