自动化风潮席卷办公室,新时代人才该注意的3个“软&硬”技能是什么?

编按:当机器比一般人类好使唤,面对办公室自动化的潮流,我们该如何成为组织中的关键人才?何则文以多年外派经验,通过《个人品牌》结合全球500强企业人资、集成营销主管的实战观察,全面解析个人品牌的塑造方法。

在谈论职场上的个人品牌之前,我们要先谈谈未来职场的两个大概念。新技术的导入将使得过去的组织结构跟工作任务解构转换,这其中有两个新技术值得我们认识与探讨,分别是“RPA”跟“ONA”。

RPA:没有形体的机器人,一肩扛起办公自动化大任

RPA(Robotic Process Automation,直译为“机器人流程自动化”)是仿真人类使用计算机操作各类办公软件的自动化程序,简单的说,可以视为虚拟的机器人。

现在许多欧美与中国企业,员工报销费用时会将单据跟表单发送给一个电子邮箱,这个信箱的接收者不是真人,而是一个RPA程序,它会自动读取信件内容,判别出有用数据,然后自动打开EXCEL进行汇集整理,并打开浏览器自动填报费用结报系统,完成后通知员工,进行结案。

RPA并不是另一种ERP概念,而是完全仿真真人操作的自动化程序机器人。

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RPA能判别出消息中有用的部分,像人一样自动填入既有的系统跟表单,并且通知员工。这样的应用并不需要新建系统,而是在既有的系统上新开发一个。这代表了,只要广泛的应用RPA,大部分可以归纳为SOP的日常行政工作的人员都会被取代。

ONA:要成为职场核心,必先了解组织网络的面貌

过去我们传统的企业组织倾向于金字塔形式的科层组织,每个单位各司其职,人就像机器一样工作。未来的组织里,重复性的工作将被RPA这种新技术取代,阶级会被打破,未来评价你工作表现的将不再是你的主管,而是与你交互的同侪。

ONA(Organizational network analysis,直译为“组织网络分析”)就是这样的概念,我们怎样知道谁是组织中关键的核心人才?谁对组织的贡献更高?这就要知道他在组织的影响力。ONA通过分析邮件、通信软件以及其他项目项目的数据,知道每个人在组织中的扮演角色。接下来看到的图,就是传统的科层体制,与平台化组织执行的ONA分析比较图。

越是核心的人才,与他有连接的同事跟工作项目就越多,在ONA图中就会像蜘蛛网的核心。

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其中,越核心的人才,会在整体分析图的中央位置,像这种与他人连接越多的核心人物,他的离职成本就越高,对组织的重要性也越大。相反的,位居角落,与他人连接不高的,就是组织边缘人,也会是组织精简时首先要被处理的人。

了解了这样的未来职场两大趋势后,我们可以进一步思考,在未来时代如何塑造个人职场品牌。

3大类软&硬技能,轻松塑造职场个人品牌

我们可以从硬技能跟软技能两个层面来分析跟加强,借以提升我们的职场品牌能力。

硬技能指的是那些能直接帮你完成工作的相应技能,可以通过教育、培训计划、直接获得的可量化能力。在职场上有3个比较主要的硬技能:

  1. 专业技术知识:是你在职位上能直接贡献给组织的能力,这可能是与你过去科系所学相符合的专业能力。
  2. 未来趋势技能:而除了自己的能力外,对于未来趋势的AI、大数据、区块链等新兴的名词技术,也是我们要学习的。
  3. 外语说写能力:在这个全球化的时代,海岛台湾的经济又以外贸为主,很难不与他国交流,这时候想要在职场上更进一步,当然需要外语能力。

软技能则倾向人与人之间交流交互的能力,较难通过训练直接获得,而且相较硬技能更难定义,包括了沟通、倾听、归纳、同理心、职业道德等等。也有很多人会把它诠释为“做人的能力”。3个比较重点的软技能如下:

  1. 自学分享能力:如何规划自己学习目标,通过自己搜索资源来获得技能,这样的能力也逐渐被看重。
  2. 沟通演说技巧:自己拥有技能是一回事,但如何让技能完全的发挥,赋能他人,让大家学习理解,同时协调团队,就是一个难以通过培训获得的软实力。
  3. 职业道德伦理:人品是在职场向上发展中不可或缺的重要根基,即便有再好的硬技能跟沟通技巧,如果不能以便他出发,甚至干一些损人不利己、危害他人或者组织利益、见不得人的坏勾当,就不可能在个人职场品牌中建设出良好的声誉。

避免被RPA取代,要有ONA的观察思维

从上述可以知道,在构建个人职场品牌中,除了硬实力的技能外,更看重做人的软技能。为什么软技能更为重要?因为软技能跟人的性格、品德是挂勾的,较难发现,也很难量化跟培训,却是让人在职场上能走的更持久的重要关键。

很多人以为这个时代最重要的技能是写程序,但其实能让人在职场出众的,以及企业雇主真正看中的,是软技能。LinkedIn首席执行官杰夫.威纳尔(Jeff Weiner)

想要在未来职场创建良好的个人职场品牌,重要的关键就是,试着在组织内从事非日常性庶务工作,因为日常性的工作未来会被RPA等新技术取代,做这些工作很难体现个人创新价值。

同时,我们要拥有ONA的观察维度,努力让自己通过专业技术跟软技能,为组织付出产生效益;并且要与更多的组织内同仁连接,适时协助他人,把自己推向核心群。还有,别忘了从内而外重视自己的沟通、协作以及伦理道德等软技能。