在家工作行得通吗?用“一起吃Pizza”的管理法,让远程工作更有效率

因应新冠病毒肺炎疫情升温,在家工作已经成为一种国际潮流,然而,对于这种新形态的工作模式,管理者与工作者是否都有相对应的方法,让团队保有凝聚力与工作效率,而远程工作者的身心也能平衡。也许,在看不到疫情终结点的此刻,“一起吃Pizza”的工作方法,是你我必需要知道的。

远程工作的“一起吃Pizza”团队协做法。

新型冠状肺炎疫情加剧,许多公司开始要求员工“在家工作”,让原本只存在科技业的远程工作模式,也波及到一般上班族,连微软都表示,从一月底开始工作平台Teams在中国使用的会议数量增加了500%,达到前所未有的高峰。即使如此,许多企业在管理模式、沟通工具和协作方法上仍然遵循古法,例如电话、e-mail回应工作进度等传统作为。

而事实上,对远程工作的误解,却可能让它成为管理与效率的噩梦。

首先,远程工作者的“团队认知”就是一例。

欧洲工商管理学院副教授马克·莫滕森(Mark Mortensen)曾在哈佛商业评论指出,主管必须确保远程工作的部属能意识到自己“与其他同事有所连接”,而非感觉自己是“例外”

Ferrazzi Greenlight创办人基思·费拉兹齐(Keith Ferrazzi)举例,主管应当定期召开团队视频会议,让远程工作的员工同步了解团队业务状况,同时,也应让公司内的上班者,充分理解远程工作者的工作内容与贡献。

哈佛商业学院教授Prithwiraj Choudhury甚至在研究美国专利局的远程工作案例时,发现“远程披萨会议”对于维持远程团队士气,有非常正面的效果──主管会为每个远程视频开会的同事,订购口味完全相同的Pizza,并在视频会议的镜头前一起享用。这种做法让远程工作者之间维系着一体感:不只是心理性的,更是身体性的。

此外,由于远程工作过滤掉了非语言(Non-verbal)沟通的成分,主管必须更积极的进行沟通管理,例如在等待召开视频会议的同时,和远程的员工闲聊家常、日常生活、近况或球赛等,甚至如果可能,每周定期和远程工作的同仁,在外部咖啡店进行面对面的工作讨论,以维系远程工作者和办公室团队的“个人性连接”,而非只是业务的交办与回应。

另一方面,选择适当的团队协作工具,则可以避免远程工作效率的减损。

例如使用能统一管理文件、附件、并区分不同议题频道,进行任务指派、搜索讨论历程的Slack。在常用的协作工具Google Docs之外,远程团队也可以利用Quip来进行版本管理、任务分组、以及随时随地打开的讨论版功能。

而对在家工作的员工来说,除了新工具的运用,也有一些维持工作效率与身心健康的策略,例如:

1.在家复制公司的工作环境

在家创建一个“专属”的办公习惯与空间,例如不要穿着睡衣上班,使用与公司配置相同的双屏幕、工作系统,或将自己在工作时习惯服用的茶包、咖啡放在可及之处,都是协助快速进入工作状况的方法。

2.严格区分上班与下班时间

很明显的,在家工作比起在办公室更难抗拒偷懒和分心的诱惑。因此,严格定义并遵守工作时间非常重要,时间表的混乱与模糊,除了影响工作效率,更容易打乱下班后应有的生活节奏。

3.保持对外部的敏锐与连接

就连许多有经验的自由职业者,都时常觉得自身与外界“孤立”,线上交流难以取代实体的接触与交谈。因此,在安全无虞的前提下,与主管进行定期的工作讨论或交流有时会有帮助,而若能找到其他的远程工作者,结合成“临时工作小组”,也能缓解个人工作的孤立感。

然而另一方面,也有论者认为“在家工作”无法长久性进行的原因,例如美国《时代杂志》的另一篇文章,就举出远程工作无法取代办公室工作,在于人类自古就有对空间上的群聚需求,同一个空间里的眼神、手势交流,会带来安心与相互信赖感,这是一般文本消息、或视频软件难以做到的。这也说明了为什么苹果试图在FaceTime增加眼神专注校正功能,或许正是对这项需求的回应与努力。

客观来说,无论疫情影响与否,异地工作都将逐渐成为一项重要趋势,而针对远程工作的管理能力与方法,也是当今企业必须尽早掌握的领域。