经理人如何改善绩效?通过5项基本工作创建增长机制

当上主管后,哪些工作是应该做的?优良的经理人会做什么事情?彼得·德鲁克是史上著名的管理大师,他的管理理论依旧影响现代的企业管理,通过《管理的价值》、《经理人的实务》、《经营者的责任》三书,让我们了解经理人应该要做的工作。

多数经理人把大部分时间花在“非管理”工作上。业务经理做统计分析或安抚重要客户;领班修理工具或填写生产报告;制造部门经理设计新厂配置平面或测试新原料;公司总裁审核银行贷款细节或进行重大合约谈判,或花几个钟头主持晚宴表扬资深员工。这些都附属于某个特定功能,统统都是必要且必须做得很完善的事务。

一位经理人,不论他的职能或活动是什么,也不论他的职阶或地位是什么,总是得做一些和工作无关的事。所有经理人的工作其中有相同的,也有独特的,我们可以把科学管理的系统分析方法应用在分析经理人的工作上,区分出经理人特有的工作,把他做的工作区分到公司各个运行部分,如此经理人便可改善他们在每一个构成活动中的绩效。

经理人的5项基本工作

经理人的工作基本有五项,这五项资源可以集成为一个增长机制。

1. 设置目标。经理人决定应该有哪些目标、每个目标的目的何在、做哪些事方能完成目标,然后和相关人员沟通,以完成目标。

2. 组织安排。经理人分析必要的活动、决策与关系,将工作分类,分解成各项可管理的活动,再把这些活动分解成各项可管理的职务,最后将这些分项与职务组合成一个组织结构,并挑选人员管理这些分项及必须完成的职务。

3. 激励与沟通。经理人带动各有所司的人员团队合作,途径与方法包括通过各种实务;通过自己和共事者之间的关系;通过酬劳、工作安排、晋升等人力资源决策;通过和下属、上司及同侪间持续的双向沟通​​。

4. 评量。经理人必须创建评量标准(很少有比企业及个别人员绩效更重要的要素了)。在经理人眼中,人员的评量应该同时着重他对组织整体绩效的贡献,以及他个人的工作,并借此帮助他改善工作。经理人分析、评定、诠释绩效,和其他工作领域一样,他必须和下属、上司及同侪沟通评量标准、方法,以及评量结果代表的意义。

5培育人才,包括他自己。

这5项基本工作,都需要不同的特质与条件

前述这五个基本工作,每一个都可再区分成次范畴,而且每一个次范畴都可以专书讨论。此外,这五个基本工作范畴,每一个都需要不同的特质与条件。

例如,设置目标涉及到“平衡”的问题。目标的设置必须在企业成果与个人信守原则之间取得平衡;必须在公司眼前与未来需求之间取得平衡;必须在渴望的成果与现实的实力之间取得平衡。因此,设置目标显然需要分析与综合能力。

组织安排同样需要分析能力,因为它必须对珍贵资源做最符合经济效益的使用。可是组织安排涉及到人,因此公平正直的原则是必要的。在培育人才方面,同样需要分析能力及正直原则。

激励与沟通所需要的技巧主要属于社交性质,这方面最重要的不是分析能力,而是集成与综合能力。公平正义是主要原则,经济方面为次要考量。正直当然又比分析能力来得重要。

评量工作最需要的是分析能力。很重要的一点是,评量应该尽可能作为自我管控之用,而非滥用为对人员的控制。今天经理人工作中最弱的一个领域是评量,主要就是很多经理人违反了这个原则。一旦评量被滥用为控制的工具,例如变成内部抓耙子的武器,用以审核及严苛评定经理人的绩效,再秘密报告给上司,那么评量工作就依然会是经理人绩效中最弱的一环。

设立目标、组织安排、激励与沟通、评量,以及培育人才,这些都是正规的工作范畴,只有经理人的经验能够实现它们,使它们具体而有意义。也因为它们都是正规的工作,适用于每个经理人和身为经理人所做的每一件事,因此经理人可用来评估自身的技能与绩效,并借以有系统的改善绩效。

能够设置目标者不见得可以成为经理人;就像有办法在有限空间内打个小结,并不代表有能力成为外科医生一样。可是,没有能力设置目标者,绝不可能成为一位称职的经理人,就像无法打小结者肯定无法成为优秀外科医生一样。外科医生可以靠着不断练习使打小结的技巧越来越进步,经理人也可以靠着不断改善在所有工作领域的技能与绩效,成为更优秀的经理人。

“人”是经理人的独特资源,人才培育决定人的生产力

经理人工作中的一项特定资源是“人”。人是一种独特的资源,任何试图以人作为工作资源者,都需要具备特别的素质。

人才培育的方向将决定这个既为人、又为资源的人类能否变得更有生产力,或者最后丧失所有生产力。这个道理不仅适用于被管理者,也适用于经理人本身,再怎么强调都不为过。经理人能否朝正确方向培育部属、能否帮助他们增长茁壮,会直接影响经理人自身能否发展、增长、茁壮、进步,抑或变得衰弱与堕落。

经理人可以从人员管理中学到某些技巧,例如主持会议或进行面谈的技巧。也可以实施一些有利人才发展的实务,例如经理人与部属关绑定构、升迁制度,以及报酬与奖励方面的实务。不过当所有该做的都做了、该说的都说了,人才培育仍需要经理人具备一些基本特质,这些特质无法通过技巧提供或强调任务的重要性来创造,它需要经理人有正直的性格。

如今人们大力强调经理人的必备条件是喜欢人群、帮助人们、与人和睦相处。但光是这些还不够。

在每一个成功的组织中,免不了有上司不喜欢人群、不帮助人们,也无法和他人和睦相处,然而这样冷漠、令人不悦、要求严苛的经理人,却常常在教导及培育人才上做得比任何人都多。他比最受欢迎的人赢得更多尊敬;他对自己技能要求的严苛程度绝不亚于对别人的要求;他设置高标准,并期望达到这些标准;他对事不对人;这种人通常非常聪明,却从不认为智力上的聪明比正直的性格重要。如果经理人缺乏这些特质,不论他多受欢迎、多乐于助人、多友善,甚至有多强的能力或多聪明,都是一个危险人物,应该被判定为“不适任经理人或不符合绅士资格”。

经理人的工作可以被有系统的分析;经理人必要的技巧可以经由学习而获得(尽管有些人是不折不扣的“朽木不可雕也”);可是有一种特质无法靠学习而得,它是经理人必须具备、无法外求的资格条件,它不是才能或天赋,而是品格。